Vefurinn taminn! Að koma böndum á vefi með tiltekt, leit og síun

Það getur verið kvíðvænlegt að ráðast í endurgerð á vef. Sérstaklega fyrir stóran vef og ég tali ekki um þá sem hafa lifað lengi og e.t.v. aldrei farið í mikla tiltekt.

Í þessari grein fjalla ég um efnisvinnu og skipulag hennar, leitarvirkni, síun og flokkun efnis og síðan örfá orð um lífið eftir opnun vefs. Ég tek dæmi af mörgum vefsvæðum sem ég hef komið að í minni ráðgjöf m.a. vef Samgöngustofu, Landspítala, Háskóla Íslands, Hæstaréttar og EFLU.

Í gegnum 20 ára feril í vefmálum hef ég átt aðkomu að æði mörgum vefverkefnum bæði frá minni ráðgjöf síðustu fimm árin og í gegnum vefstjórastarfið 15 ár þar á undan.

Greinin byggir á fyrirlestri sem ég flutti á ráðstefnu Siteimprove á Íslandi þann 8. mars 2018. Hér fyrir neðan eru glærurnar.

Þó umfjöllunarefni hér séu stórir vefir, á íslenskan mælikvarða, þá held ég að flestir vefstjórar eða eigendur vefja geti dregið einhvern lærdóm af þessum reynslusögum.

Undirbúningur skiptir öllu máli

Það eru ekki ný né merkileg sannindi að halda því fram að undirbúningur í vefverkefnum sé mikilvægur. En góð vísa verður aldrei of oft kveðinn.

Til að nýjum vef farnist vel þarf að draga lærdóm af þeim eldri. Þú þarft að vita hvað virkar vel og hvað ekki. Þú þarft að þekkja notendur vefsins, þeirra væntingar og notkun. Þú þarft að rýna t.d. tungutak þeirra, hvað þeir leita að, auðvitað hvað þeir skoða mest, hvaðan þeir koma, hvar þeir detta út af vefnum, hversu lengi þeir dvelja o.s.frv.

Strax í upphafi nýrra vefverkefna þarf að huga að efni. Vefhönnuður þarf t.d. að hafa skýra mynd af því efni sem þarf að hanna í kringum um, tón skilaboða, stærð og dýpt vefs.

Við þekkjum það örugglega öll að það er skynsamlegt að fara í almennilega tiltekt áður en maður flytur í nýtt húsnæði. Það er sorglegt að flytja alla gamla dótið sem maður hefur ekki notað í fjölda ára með sér og ætla sér svo að taka til í því á nýja staðnum. Sem gerist auðvitað aldrei.

Endurskoðun efnis (e. content audit)

Áður en við flytjum yfir á nýjan vef þurfum við að gera okkur grein fyrir því hvaða efni við eigum fyrir og átta okkur á því hver notkunin hefur verið.

Þetta er nefnt á ensku „content audit“ eða endurskoðun efnis. Við þurfum að átta okkur á hvaða efni er til, skilgreina hvaða efni er gott og á að flytjast yfir meira og minna óbreytt, efni sem er ekki í nógu góðu standi og þarfnast yfirferðar eða endurgerðar. Og loks hvaða efni má hreinlega hverfa og við viljum helst aldrei sjá aftur.

vefurinn vefsafn.is

Fyrir þá sem eru haldnir alvarlegri kvíðaröskun varðandi fjarlægingu efnis má benda á vefsafn.is en þar er ansi líklegt að þú getir fundið þitt efni langt aftur í tímann. Og við vitum líka að internetið gleymir engu. Við getum meira og minna fundið þetta efni aftur fari svo ólíklega að einhver sakni þess.

Langi halinn og langi hálsinn

Gerry McGovern, höfundur aðferðafræðinnar „top task management“, er í miklum metum hjá mér. Hann hefur brýnt eigendur vefja til að gera almennilega tiltekt í efni á vefjum og hefur gefið út þá línu að það megi henda út 80% af efni sérhvers vefs og halda í hin 20%.

Stranger's Long Neck

Þessi 80% kallar hann langa halann sem tekur dýrmætan tíma frá vefstjóranum. Þetta er efni sem fáir ef nokkrir sækja í, þetta efni þvælist fyrir í leitarvélum og í vafri um vefinn. Það þarf að eiga sinn stað í veftré, leitarvél vefsins og Google mun finna þetta efni.

Við eigum að einblína á restina, eða 20% efnis, sem hann kallar langa hálsinn. Þar liggja virkileg verðmæti fyrir notendur og eigendur vefsins. Þar á takmarkaður tími vefstjórans að liggja, þ.e. í að endurgera, endurbæta og fá sem mest út úr því. Gefa um leið sem greiðasta leið að því efni.

Þessar ráðleggingar Gerrys geta átt vel við í mörgum vefverkefnum og ég hef reynslu af því. Vefir stofnana sem mynduðu Samgöngustofu árið 2013 voru alls með 3000 síður en við opnun á nýjum vef var hann með 600 síður. Það er um 80% niðurskurður. Almennt þótti sá vefur vel heppnaður þegar hann fór í loftið vorið 2014. Fékk meira að segja verðlaun.

Í ýmsum öðrum verkefnum hefur þetta markmið ekki náðst þó hressileg tiltekt hafi verið gerð. Enda finnst mér í sjálfu sér aukaatriði hve hátt er reitt til höggs. Það þarf fyrst og síðast að hafa skynsemi í verkefnum. Allt efni á vef á að vera litið grunsamlegum augum. Við eigum að vega og meta hvort það skuli lifa, endurnýjast eða hverfa.

GatherContent kemur að góðum notum

Í mörgum verkefnum undanfarin misseri hef ég notað hugbúnaðinn GatherContent til að skipuleggja efnisvinnu á vef. Þarna get ég sett upp verkflæði fyrir vinnslu efnis þar sem margir efnishöfundar og ábyrgðaraðilar koma að verkefninu. Þarna hef ég yfirlit yfir vefinn, veftré sett upp, skilgreint sniðmát fyrir síður á vefnum og þannig haldið vefnum innan ákveðins ramma.

GatherContent hefur reynst gríðarlega þarft verkfæri t.d. við að móta efni fyrir síður á vef Háskóla Íslands, á vef EFLU og skipuleggja efnisvinnu fyrir vef Landspítala. Ef ætlunin er aðeins að halda einfalt bókhald um efni vefsins þá dugar töflureiknisskjal.

Það er samt ekki bara nóg að taka til. Við þurfum að tryggja að efnið sem eftir situr, hvort sem það er texti eða myndefni, sé gagnlegt og mæti væntingum notenda. Að við tölum sama tungumál. Að textinn sé skiljanlegur, hann sé auðveldlega skannanlegur, fyrirsagnir og flokkar séu úthugsaðir. Og ef allt þrýtur, a.m.k. fyrir suma, að leitarvélin sé gagnleg.

Leitarvél á vef er upprisin

Leitarvél á samt ekki að vera eitthvað sem er neyðarbrauð á vef. Á stórum vefjum er leitarvélin einmitt það gagnstæða. Hún getur verið það allra nytsamlegasta sem þú notar á vefnum sé rétt að henni staðið og vandað til í bakenda

Þetta er ekki kennslustund í Google Analytics eða Siteimprove. En ég get sagt ykkur að bæði þessi verkfæri geta hjálpað ykkur að greina hvaða efni er mest sótt, hvað er að virka best og hvaða efni er lítils metið. Þessi verkfæri, ef þau eru rétt stillt og notuð, geta líka sagt ykkur hvert er orðfæri þeirra notenda sem nota leitarvélina ykkar. Það er mikilvægt að greina það.

Google Search Console, sem er hægt að virkja bæði í Google Analytics og Siteimprove, getur ennfremur gefið þér innsýn í hvaða leitarorð virka best í Google og skila þér sýnileika, hve oft vefurinn þinn kemur upp í leitarniðurstöðum á Google, hver margir smella (CTR – click through rate) og hve ofarlega vefurinn þinn birtist út frá ákveðnum leitarorðum. Google Search Console hjálpar þér líka til að meta heilsu vefsins hvað varðar tækni, efni o.fl.

Leitarvélar á vefjum hafa glatað tiltrú hjá stórum hluta notenda held ég að mér sé óhætt að segja. Við notum Google sem aldrei fyrr en við nennum sjaldnast að nota leitarvélar inni á vefsvæðum. Það er oftast fljótlegra að gúggla.

Leitarvélar og virkni þeirra hefur hins vegar tekið stakkaskiptum sl. ár og fyllsta ástæða til að gefa þeim möguleikum sem öflug leitarvél getur fært notendum vefsins gaum.

Ekki falla þó í þá freistni við þessi tíðindi að tiltekt sé þar með óþörf. Að það megi bara flytja alla geymsluna án tiltektar og öflug leitarvél reddi málunum. Nei það er því miður ekki svo einfalt þó að réttar stillingar geti strax gert mikið og gott verk fyrir nytsemi leitarvélar.

Í fyrsta lagi eigum við áfram að þjóna þeim sem kjósa að vafra um vefinn okkar í leit að efni og eru ekki svokallaðir leitarnotendur. Leggjum áfram á okkur það erfiði að forgangsraða efni í hönnun og skipulagi vefsins og látum úrelt efni og óþarft hverfa.

Leitarvirkni á vef Landspítala

En rétt notkun leitarvélar getur gert stórkostlega hluti. Hún getur verið leiðbeinandi, stytt leiðina að mikilvægasta efninu, leiðrétt stafsetningarvillur, gefið okkur niðurstöður út frá ólíkum beygingamyndum og því hvort orðið sé til í eintölu eða fleirtölu. Og það er stutt í að leitarvélar nýti sér almennt gervigreind til að greiða götu okkar í leit að efni. Verið því tilbúin að nýta ykkur alla þá kosti sem góð leitarvél getur boðið ykkur.

Einkenni góðrar leitarvélar

Ég hef tekið saman nokkur atriði sem einkenna góðar leitarvélar á vef. Þú getur svo spurt sjálfa(n) þig hvaða kröfur leitarvél á þínum vef uppfyllir.

  • Leiðbeinandi, byrjar að gefa þér niðurstöður við innslátt (auto-complete)
  • Ritstýrð, vísar á líklegar niðurstöður út frá þekktum leitarorðum og annarri greiningu á hegðun notenda
  • Tekur tillit til stafsetningar og ólíkra orða-/hugtakanotkunar
  • Tekur tillit til beygingamynda, birtir niðurstöður óháð falli (nefnifall, þolfall, þágufall og eignafall) (BÍN)
  • Tekur tillit til eintölu- og fleirtölumynda orða (BÍN)
  • Forgangsraðar eftir mikilvægi. Sumt efni er mikilvægara en annað. Dæmi deildaupplýsingar eru mikilvægari en fréttir á spítalavef. Námsupplýsingar eru mikilvægari en stjórnsýslupplýsingar á vef háskóla.
  • Flokkar niðurstöður, gefur notandanum möguleika á að sía niðurstöður eftir tegund efnis s.s. fréttir, efnissíður, sértækt efni, myndir, skjöl o.fl.
  • Gefur upp hve margar niðurstöður fundust og möguleika á að endurtaka leit
  • Birtir n.k. Google niðurstöðubirtingu, heiti síðu, vefslóð og inngangslýsingu
  • Býður upp á að geta leitað í leitarniðurstöðum eins og gert er á vef Hæstaréttar

Hvernig gerum við þetta?

Gefum okkur að þú sért búin/n að vinna í tiltekt á efninu. Að það sé komin mynd á það efni sem mun sitja eftir. En þá er verkinu ekki lokið. Þú verður að meta hvers mikilvægt efnið er sem situr eftir. Það verður ekki allt á forsíðu vefsins svo mikið er víst. Og já minnið hagsmunaaðila að forsíða vefs er ekki nærri eins mikilvæg og hún var áður. Notendur koma gjarnan eftir öðrum leiðum inn á vefi t.d í gegnum Google og Facebook.

Ætlarðu t.d. að taka tillit til þess að:

  • Margir í notendahópi vefsins eru ekki sérlega sleipir í stafsetningu og ruglast gjarnan á i og y?
  • Margir nota allt önnur orð en sérfræðingarnir sem vinna í fyrirtækinu?
  • Sumir efnisflokkar eru klárlega mikilvægari en aðrir og þurfa því að fá aðra vigt í niðurstöðum leitar?

Í vinnu við vef Samgöngustofu um árið var unnið mikið og gott verk í því að greina tungutak notenda, hvaða leitarorð þeir notuðu og hvar mikilvægasta efnið lá. Þess vegna var ákveðið að nýta sér virkni, sem þá var rétt nýbúið að ryðja sér rúms, sem kallast ritstýrð leit.

Leit á vef Samgöngustofu tekur tillit til mismunandi orðanotkunar

Þessi vinna skilaði því t.d. að það er hægt að leita að skýrteinum með ý-i en ekki bara í-i og samt finna atvinnuskírteini og flugskírteini. Og þessi vinna skilaði því að þó þú þekkir ekki tungutak stofnunarinnar um að störf flugfreyja séu nefnd öryggis- og þjónustuliðar koma ekki að sök eða að bílpróf sé aðeins þekkt undir heitinu ökupróf. Þú finnur eftir sem áður efnið.

Og það er vegna svona vinnu sem að gjaldskrár finnast á vef Landspítala þó notandinn vilji leita að kostnaði eða verðum.

Efni á vef Landspítala er flokkað eftir mikilvægi. Ef ég leita að orðinu krabbamein er deildaupplýsingum forgangsraðað framar í leitinni og fræðsluefni sömuleiðis. Á meðan geta fréttir og eldri viðburðir geta ekki troðið sér fram fyrir eins og þeir gerðu gjarnan.

Síun og efnisflokkun

Á vef Samgöngustofu var lagt í mikla greiningarvinnu á mikilvægu efni eins og eyðublöðum og lögum og reglugerðum. Þetta efni var illa skipulagt og erfitt að finna rétt efni.

Með vinnu sérfræðinga var flokkun þessa efnis samræmd, stillt upp í ákveðna flokka sem eru með lýsandi heitum og flokkuð í yfir- og undirflokka.

Einnig var greint hvaða eyðublöð væru mest notuð og þau sett ofar í forgangsröð. Svona vinna borgar sig sérstaklega þegar efnið er umfangsmikið og oft flókið.

Á skólavef getur góð flokkun gert efni mun aðgengilegra. Sem dæmi að geta flokkað efni eftir grunnnámi og framhaldsnámi, eftir deild, braut, fagsviði eða áhugasviði.

Vinna eftir opnun vefs

Eftir opnun vefs má aldrei gleyma því að þá er vinnunni engan veginn lokið. Þá þurfum við að fylgjast með hvort þetta puð hafi skilað sér.

Eru notendur að finna það sem þeir leita að, eru þeir enn með sama hegðunarmynstur, finna þeir ekki efnið sem við héldum að væri rétt forgangsraðað og skipulagt rétt?

Við þurfum að rýna endurgjöfina sem flestir vefir stilla upp í dag (Var efnið hjálplegt?), rýna leitarorðin, rýna mest sóttu síðurnar og svo framvegis!

Vinnunni er ekki lokið þó vefurinn sé kominn í loftið en vonandi var allt þetta puð í undirbúningi og vinnslu á vefnum til einhvers!