Innranetið er vandræðabarn innan flestra fyrirtækja, það er oftar en ekki illa skipulagt, lítt viðhaldið og hálf hornreka. Stjórnendur taka það gjarnan ekki nægilega alvarlega og þar með er virðing fyrir því meðal starfsmanna oft takmörkuð. Sá sem hefur umsjón með innranetinu er því oftar en ekki með verkefnið sem lítinn hluta af öðrum verkefnum, lítur á starfið sem tímabundið verkefni eða stökkpall í annað og virðingarmeira starf. Sem er synd því innranetið gegnir afar mikilvægu hlutverki í að skapa sameiginlega menningu, stemningu og ekki síst að auka hagkvæmni í rekstri.
Í megin dráttum má skipta verkefnum á innraneti í eftirfarandi þætti:
- Fréttir og upplýsingar um fyrirtækið
- Skemmtiefni og dægradvöl
- Starfsmannaupplýsingar
- Kerfi, skjöl og vinnutól
Gerðu einhvern ábyrgan fyrir innranetinu
Í flestum stærri fyrirtækjum og stofnunum eru deildar meiningar um hvaða eining eigi innranetið. Í hinu dæmigerða skipuriti má finna upplýsinga- og tæknisvið (UT), markaðs- og samskiptasvið og mannauðssvið ásamt fleiri einingum. En það eru þessi þrjú svið sem jafnan takast á um forsjá yfir innranetinu. Það eru vissulega undantekningar á þessu, t.d. er rekstrarsvið stundum með það á sinni könnu. Í þessum átökum kristallast einmitt vandinn. Ef enginn á verkefnið þá er heldur enginn einn ábyrgur og hver bendir á annan um það sem aflaga fer.
Í árdaga vefsins voru öll vefmál (eða netmál) á könnu UT sviðs og þar með talið innranet sem oftar en ekki voru skjalamöppur á sameiginlegum drifum frekar en eiginlegur innri vefur eins og við þekkjum þá í dag. Á síðastliðnum árum hefur forræði yfir vefmálum farið frá UT sviði yfir til markaðssviðs enda vefurinn mikilvægasti snertiflöturinn við viðskiptavini og því eðlilegt að markaðs- og eða samskiptasvið stjórni því.
Barátta þriggja sviða
Öðru máli gegnir um innranetið. Þar hefur ekki verið jafn augljóst að forræðið sé hjá markaðs- og samskiptasviði þvi þótt innranetið sé afar mikilvægt fyrir innri markaðssetningu og samskipti þá eru aðrir hagsmunaaðilar ansi stórir, eins og upplýsinga- og tæknisvið (UT) og mannauðssvið.
UT svið á og stýrir gjarnan ýmsum kerfum sem starfsmenn þurfa á að halda í sínum daglegu störfum. Mannauðssvið heldur utan um mjög stóran hluta upplýsinga á innranetinu, s.s. símaskrá, starfsmannahandbók, fræðslu og aðrar nauðsynlegar upplýsingar fyrir starfsmenn. Enn annar hagsmunaaðili er starfsmannafélag viðkomandi fyrirtækis sem starfrækir gjarnan öfluga klúbba, miðlar réttindum og skipuleggur félagslíf starfsmanna. Starfsmannafélagið er þó ekki líklegur aðili til að taka að sér umsjón með innranetinu þar sem það er ekki með stöðu í skipuriti fyrirtækisins eða launaða starfsmenn.
Ég hef nú þegar útilokað starfsmannafélagið sem mögulegan umsjónaraðila með innranetinu. Það er líka frekar auðvelt að færa rök fyrir því að mannauðssvið sé ekki rétti aðilinn til að hafa umsjón með innranetinu þó sviðið eigi stóran hluta af þeim upplýsingum sem miðlað er. Innan sviðsins er sjaldnast þekking á vef- né tæknimálum þó áhuginn sé til staðar. Mannauðssvið verður hins vegar alltaf stór hagsmunaaðili og á að taka þátt í þróun innranetsins.
Hvað þá með UT svið? Þar er tækniþekkingin, sviðið á og rekur mörg mikilvæg kerfi sem starfsmenn þurfa á að halda í daglegum störfum, þ.m.t. vefumsjónakerfið sem innranetið keyrir á. Oftar en ekki telur UT svið sig vera réttmætan eiganda að innraneti í ljósi eignarhalds á kerfum. Innranetið snýst þó ekki fyrst og fremst um kerfi því rétt eins og vefurinn þá snýst það um að leysa verkefni fyrir notendur. Innan UT sviðs er ekki sterk hefð t.d. fyrir hlutum eins nytsemi, notendaprófunum, miðlun og framsetningu upplýsinga. Að færa ábyrgð á innranetinu til UT sviðs er því ólíklegt til að skila mjög nytsömum vef og því tæplega réttlætanlegt.
Innranetið er samstarfsverkefni
Að þessu sögðu er farsælast að umsjón með innranetinu sé á forræði einingar sem fer með markaðs- og samskiptamál. Þar er þekkingin á vefnum og lögmálum hans. Með því að hafa umsjón með öllum vefmálum á einum stað nýtum við mannafla og fjármagn sem best. Innranetið verður nytsamara en ella. Svo er þetta praktískt mál, stór fyrirtæki á íslenskan mælikvarða eru sjaldnast með stóra vefdeild, jafnvel aðeins einn starfsmann. Vefstjóri ytri vefs er yfirleitt líka í starfi vefstjóra innranets. Svo einfalt er það nú!
Þó markaðs- og samskiptasvið fái ábyrgðina og eigi innranetið þá þarf að hafa víðtækt samstarf við þessa helstu hagsmunaaðila og auðvitað mjög virkt samband við almenna starfsmenn. Það gerum við með því að kalla á þá í prófanir og fylgjast með notkun starfsmanna. Ef við þekkjum ekki þarfir og hegðun notenda vefsins þá skiptir eiginlega engu máli hver stýrir skipinu.
One Comment