Hvað kostar vefur? Mat á tilboðum

Í þessari grein, sem byggir á erindi sem ég flutti á morgunverðarfundi SVEF 17. nóvember 2015, ætla ég að reyna að varpa ljósi á hver kostnaðurinn er við að smíða vef. Ég byggi niðurstöðu mína á samantekt á 19 vefverkefnum árin 2014 og 2015 þar sem leitað hefur verið tilboða eða verðmats. Auk þess að leggja mat á kostnað við smíði á vef dreg ég saman eigin niðurstöður um það sem ég tel að máli skiptir þegar lagt er mat á tilboð og samstarfsaðili er valinn.

Allar fjárhæðir sem eru nefndar í greininni eru án virðisaukaskatss (vsk).

Mig grunar að margir séu í þeim sporum þessa dagana (miður nóvember) að skila inn kostnaðaráætlun fyrir vefmálin. Auðvitað eigið þið í raun að vera búin að gera þessa áætlun í september. En við erum á Íslandi og þar reddast hlutirnir. Þið teljið ykkur e.t.v fá stóra sannleikann hér í þessari grein og getið sótt eina stóra tölu i Excel skjal fjármálastjórans.

Ha? Jú það er rétt, ég er nefnilega með töluna sem ykkur vantaði:

5.018.541 kr.


Glærur frá fundinum

Upptaka frá fundinum

Ekki bara peningar – líka tilfinningar

Ég er strax búinn að eyðileggja eftirvæntinguna. Spennan er búin. Þetta er talan. Fimm milljónir átján þúsund fimm hundruð fjörutíu og eina krónu kostar að gera meðalstóran vef sem er í meðallagi flókinn og hefur fengið í meðallagi góðan undirbúning.

Ég álasa ykkur ekki ef þið hættið að lesa hér úr því að ég kom strax með svarið sem þið voruð að bíða eftir. Þið hin sem viljið fá nánari sundurliðun á kostnaði ættuð að lesa lengra.

Kannski er ég ekki að spyrja réttrar spurningar: Hvað kostar vefur? Hún felur í sér að þetta sé verkefni sem á sér skýrt upphaf og endi. Svona eins og að spyrja hvað kostar bæklingur? Vefur er hins vegar ekki bæklingur.

Þessi ákvörðun, að taka tilboði, snýst nefnilega ansi mikið um tilfinningar. Í flestum tilvikum erum við miklu frekar að leita að vænlegum samstarfsaðila en að lágmarka útgjöld til skamms tíma. Hver kostnaðurinn er nákvæmlega við að smíða nýjan vef er ekki það sem skiptir mestu máli þegar öllu er á botninn hvolft. Í einhverjum tilvikum skiptir hún mestu máli t.d. þegar fyrirtæki hyggst sinna að öllu leyti þróun vefsins innanhúss og taka yfir reksturinn við afhendingu. En oftast verður vefstofan þinn samstarfsaðili til næstu ára og þá skiptir miklu máli að stofnað sé til sambandsins á réttum forsendum.

Í okkar samfélagi viljum við ekki að foreldrar taki ákvörðun um makaval út frá einhverjum hagsmunum, t.d. peningum. Og við viljum ekki heldur að fjármálastjórinn taki ákvörðun um hvaða samstarfsaðili sé valinn. Það er eigenda vefsins að taka þá ákvörðun. Annað boðar ekki gott fyrir framhaldið.

Áfangaskipt verkefni – ekki átak

Vefur er þróunarverkefni. Ekki átaksverkefni. Verkefni sem tekur aldrei enda. Þetta er skuldbinding.

Vefur er áfangaskipta verkefni - ekki átaksverkefni

Þegar við ákveðum að smíða vef þá erum að skuldbinda okkur til að sinna honum næstu árin. Vera ábyrg. Þegar vefur fer í loftið eftir langan undirbúning og ferli í hönnun / vefun / forritun / prófun þá byrjar fyrst vinnan og hún kostar sitt. Þessar fimm milljónir sem meðalvefurinn kostar duga skammt því það er í fyrsta lagi ólíklegt að áætlunin standist fullkomlega. Og þið þurfið peninga í reksturinn. Skoðum þetta nánar.

Kostnaðarliðir sem þú þarft að hafa í huga fyrir opnun vefs eru m.a.:

  • Greiningarvinna
  • Efnisvinna / textagerð
  • Vefumsjónarkerfi
  • Vefhönnun / UX
  • Vefun
  • Forritun
  • Virkniprófanir
  • Öryggisúttekt
  • Notendaprófun
  • Aðgengisúttekt
  • Leitarvélabestun (SEO)

Kostnaðarliðir sem þú þarft að hafa í huga eftir opnun vefs eru m.a.:

  • Hýsing
  • Þjónustusamningar
  • Leitarvélabestun (SEO)
  • Auglýsingakostnaður
  • Notendaprófanir
  • Ráðstefnur
  • Endurmenntun
  • Vefhönnun – ítrun/þróun
  • Vefun – ítrun/þróun
  • Forritun – ítrun/þróun

Rannsókn á 19 tilboðum

Hvað liggur svo að baki þessari tölu fimm milljónir átján þúsund fimm hundruð fjörutíu og ein króna?

Ég tók saman niðurstöður úr tilboðsgerð úr 19 verkefnum sem ég hef komið að sl. tvö ár. Í öllum tilvikum var leitað tilboða eða óskað eftir verðmati. Í flestum tilvikum var leitað til þriggja vefstofa og óskað eftir tilboði eða verðmati. Þessi 19 verkefni skiptust nokkurn veginn jafnt á milli opinbera og einkageirans, þ.e. fimm einkafyrirtæki, fjögur félagasamtök, átta opinberar stofnanir og tvö sveitarfélög.

Verkefnin voru af ýmsu tagi, sum ansi viðamikil og flókin með mikilli sérvirkni og hugbúnaðargerð. Tvö eða þrjú voru með vefverslun og svo nokkur sem voru fremur einfaldir efnisvefir með lítið af sérvirkni eða forritun ofan á hönnun og vefun.

Tegund viðskiptavina

  • 5 einkafyrirtæki
  • 4 félagasamtök
  • 8 opinberar stofnanir
  • 2 sveitarfélög

Mismunandi verkefni

  • Sérvirkni
  • Hugbúnaðargerð
  • Vefverslun
  • Einfaldir efnisvefir

Ódýrasti vefurinn í þessari úttekt kostaði tæplega 1,8 milljónir og sá dýrasti 13,8 milljónir. Munurinn 12 milljónir. Það er auðvitað vel hægt að smíða ódýrari vefi og þeir hafa margir litið dagsins ljós fyrir minni fjárhæð en 1,8 milljónir. Kannski vekur þetta furðu einhverra því við sem eru í vefbransanum heyrum það gjarnan í fjölskylduboðum að það sé nú ekki sérstaklega flókið að smíða vef. Ein kvöldstund eða svo ætti að duga! Hæsta talan er býsna há en þetta er þó aðeins brot af kostnaði við dýrustu vefi sem hafa verið smíðaðir hér á landi.

Hafa ber í huga að ég hef ekki tölur um endanlegan kostnað sem er örugglega nokkuð hærri en tilboðin gáfu til kynna. Mörg verkefni eru enn í gangi en fróðlegt væri að fá endanlegan kostnað síðar meir frá mínum viðskiptavinum og sjá hvort 20% svigrúm dugi almennt.

Yfirlit um meðalverð, hæsta verð og lægsta verð í tilboðum

Aðal óvissuþátturinn í stærri vefverkefnum er sérvirknin. Ef vefurinn þarf að sækja gögn úr öðrum hugbúnaðarkerfum eykst óvissan töluvert um endanlegan kostnað. Smíði á vefþjónustum getur verið umfangsmikil. Ef lýsingar á gagnagrunnum og vefþjónustum eru takmarkaðar eykst óvissan. Sama gildir um t.d. gerð gagnvirkra korta, reiknivéla og rafrænna umsókna.

Töluglöggir lesendur sjá strax ákveðið mynstur í þessu. Það er yfirleitt nokkuð svipaður kostnaður við vefhönnun og viðmótsforritun, þ.e. html/css/javascript. Það er ca. stuðullinn 1,2, þ.e. ef hönnun er 100 tímar þá má reikna með viðmótsforritun 120 tímar og þá er að sjálfsögðu alltaf verið að reikna með “responsive” eða snjöllum vef.

Undirbúningur er oft í kringum 10% af heildarkostnaði og í þessari samantekt er þá reiknaður kostnaður af minni ráðgjöf auk undirbúningsvinnu vefstofu þegar það á við. Verkefnastjórnun er gjarnan um 10-15% af heildarkostnaði, oftast í kringum 15%. Uppsetning getur verið mjög breytileg frá einu vefumsjónarkerfi til annars og frá einni vefstofu til annarrar. En enn og aftur þá er sérvirknin eitthvað sem ekki er hægt að alhæfa nokkuð um.

Inn í þessi dæmi vantar kostnað við notendaprófanir, aðgengisúttekt og öryggisprófanir.

Enginn af þessum vefjum sem ég er með í þessari samantekt telst vera lítill vefur. Þetta eru allt meðalstórir, stórir eða mjög stórir vefir.

Tímagjaldið skiptir máli

Þegar mat er lagt á kostnað við að smíða, eiga og þróa vef þá þarf að líta til hvert tímagjald sérfræðinganna er sem þið leitið til.

Meðaltímaverð sérfræðinga í vefmálum er samkvæmt þessari úttekt 14.515 kr á klst (afslættir reiknaðir með) og verðbilið er frá 12.900 hjá þeim sem eru með lægsta gjaldið í 18.900. Verðskrár sumra hugbúnaðarfyrirtækja fara vel yfir 20.000 kr á tímann en ég hef ekki orðið var við slíkar fjárhæðir í vefverkefnum.

Segjum að ef þið hafið fengið tilboð þar sem munur á hæsta og lægsta verði er ein milljón króna. En lægsti tilboðsgjafinn gefur upp 18.900 króna tímagjald en sá hæsti er með 14.900 þá er eins gott að framreikna kostnað segjum til næstu tveggja ára og gera áætlun um hvað sé líklegt að þurfi að kaupa marga tíma á ársgrundvelli í aðkeyptri þjónustu. Þá getur þessi milljón verið fljót að snúast hæstbjóðanda í vil.

Ef við gerum ráð fyrir að ætlunin sé að þróa vefinn áfram og kaupa tíma í hönnun og vefun, segjum 20 tíma á mánuði eða 250 tíma á ári og það munar 4.000 kr. á tímagjald þá lítur dæmið svona út:

Tímagjald 14.900 = 3.725.000 kr.

Tímagjald 18.900 = 4.725.000 kr.

Eftir árið þá er milljónin sem átti að sparast með því að taka lægsta tilboði farin út um gluggann. Það er því bráðnauðsynlegt að líta á heildarkostnaðinn.

 

Peningar eru ekki allt

Í ráðgjöf sem ég veiti legg ég áherslu á að það þurfi að skoða fleiri þætti en fjárhagshliðina. Í kröfulýsingu þarf að taka fram að verkkaupi áskilji sér rétt að taka ekki lægsta tilboði. Því við vitum jú öll að peningar eru ekki allt. Það þarf að skoða marga aðra þætti þegar verið er að velja sér samstarfsaðila. Þú ert ekki að lofa því að fara í langtímasamband nema þú fáir góða tilfinningu fyrir því og að það sé gott frá byrjun. Þetta snýst jú líka um tilfinningar. Deilur um fjármál eru ávísun á vandræði í þessu sambandi eins og öðrum samböndum sem við stofnum til.

Það eru margir aðrir þættir sem skipta máli þegar lagt er mat á tilboðin. Áhuginn sem viðkomandi vefstofa sýnir í tilboðsferlinu getur stundum ráðið úrslitum. Ef verkkaupinn upplifir takmarkaðan áhuga. Tengiliður á vefstofu spyr einskis, óskar ekki eftir fundi eða svarar jafnvel ekki póstum þá er það tæplega fýsilegur samstarfsaðili til lengri tíma. Hvernig upplifðir þú samskiptin, leið þér strax eins og stórum fisk í lítilli tjörn eða síli í stóru úthafi? Hvernig var tilboðsskjalið, var þetta snubbóttur einblöðungur aðeins með tölum á blaði eða voru einstakir þættir útskýrðir og bar verðmatið það með sér að það hafi verið lagst í smá greiningarvinnu?

Reynslan skiptir líka máli, hefur viðkomandi góða reynslu af sambærilegum verkefnum og hefur hann leyst þau vel af hendi. Er fyrirtækið komið til að vera? Hefur það lifað af þrengingar og er líklegt til að starfa um ókomin ár? Í hvaða vefumsjónarkerfi verður vefurinn, skiptir tækniumhverfið máli upp á rekstur og þróun vefsins. Hversu margir starfsmenn vinna þarna, er einhver “ómissandi”? Hvernig þjónustu veitir fyrirtækið? Heyrðu í núverandi viðskiptavinum, ekki bara þeim sem vefstofan bendir þér á. Veldur sjálf(ur) tengilði, t.d. fyrirtæki af svipaðri stærð sem hefur svipaðar þarfir.

Hvers vegna falla (nær) öll vefverkefni á tíma og kostnaði?

Það er því miður vel þekkt staðreynd að vefverkefni standast sjaldnast kostnaðar- og verkáætlun sem lagt er með í upphafi. Það er engin ein ástæða fyrir því en hafðu eftirfarandi í huga:

  • Gerðu ráð fyrir hinu ÓVÆNTA
  • Verkefni eru ALDREI ódýrari en verðmat
  • Verkefni taka ALLTAF lengri tíma en þú áætlaðir
  • Gerðu ráð fyrir 20% aukningu í tíma og kostnaði

Verið raunsæ og gerið, eins og í lífinu sjálfu, ráð fyrir hinu óvænta. Það er leitun að verkefni sem hefur staðist fullkomlega verðmat. Ekki að það hafi verið ásetningur vefstofunnar að rukka meira en áætlað var. Það gerist bara svo margt á leiðinni. Vefverkefni geta tekið frá einum mánuði (í einhverju brjálæði) í á annað ár. Þegar uppi er staðið þá eru verkefnin aldrei ódýrari en verðmat. Hæfilegt er að gera ráð fyrir að lágmarki 20% viðbótarfjárhæð til að mæta hinu óvænta.

Þegar tveir deila

Þegar tveir deila þá liggur sökin sjaldnast eingöngu hjá öðrum aðilanum. Lélegur undirbúningur kemur sterklega inn sem sterkur orsakavaldur og náskylt því er stefnuleysi fyrirtækisins. Það er ekki unnið eftir neinni vefstefnu heldur er hún smíðuð frá degi til dags eða svokölluð duttlungastjórnun. Eins og Íslendingum sæmir þá ríkir oft ansi mikið agalaeysi í vinnubrögðum af beggja hálfu og því nátengt er verkefnastjórnun. Viðskiptavinir eru tregir til að borga fyrir vinnu verkefnastjórans en ef hann vinnur sína vinnu vel þá er hann þyngdar sinnar virði í gulli.

Alþekkt er að það verða stöðugt til nýjar kröfur á leiðinnni. Einhverjum dettur í hug eitthvað sniðugt og það má ekki bíða. Stýrihópur verkefnisins hefur stundum mjög veikt umboð og getur ekki tekið mikilvægar ákvarðanir. Það veldur því oft að farið er fram og til baka í vefhönnun. Ákveðið er að hlaupa af stað í vefun án þess að það sé kristaltært að hönnun hafi verið samþykkt. Stýrihópinn skortir oft umboð.

Léleg samningagerð eða jafnvel skortur á samningagerð getur valdið miklum deilum síðar í verkefninu. Þegar tilboð eða verðmat er samþykkt þá á að fara hið fyrsta í samningagerð sem getur stundum verið hreinlega undirskrift á vönduðu verðmati með góðri verkefnalýsingu ásamt réttindum og skyldum beggja aðila.

Hvað getum við lært?

Hvaða lærdóma má svo draga af þessari reynslu minni af því að vinna að gerð kröfulýsinga og leggja mat á tilboð frá vefstofum? Þeir eru margþættir.

Ég ætla að lokum að draga saman helstu lærdóma sem ég tel að verkkaupar annars vegar og verksalar hins vegar geta lært af.

Lærdómur fyrir verkkaupa (afsakið fjöldann)

  • Ekki leita til of margra vefstofa. Þrír er góð tala. Ef það eru of margir um hituna þá missa vefstofur áhugann og ef það eru of fáir er hætta á að þú sitjir upp með aðeins eitt tilboð fari svo að einhver heltist úr lestinni. Þrír er því besta talan
  • Vandaðu kröfulýsingu
  • Fáðu skýrt umboð frá stjórnendum til að taka ákvarðanir
  • Gefðu lágmark viku til að skila tilboði. Ekki draga að svara tilboði
  • Reyndu að hafa ALLT inni, ekki vera með vangaveltur. Vertu skýr í kröfunum
  • Mundu að það getur legið talsverð vinna í gerð tilboðs. Sýndu vefstofum virðingu, gefðu færi á fundum, svaraðu spurningum, útskýrðu hvað réði vali þínu. Íhugaðu að borga fyrir tilboðsgerðina
  • Fáðu aðeins tilboð frá þeim sem þú virkilega vilt vinna með
  • Kannaðu umsagnir viðskiptavina. Rýndu í fyrri verkefni
  • Rýndu í mannauð vefstofunnar
  • Kynntu þér vefumsjónarkerfið
  • Legðu mat á áhugann sem vefstofan sýndi í tilboðsferlinu
  • Var tilboðið óeðlilega lágt? Er markmiðið að ná inn kostnaði síðar?
  • Var tilboðið undarlega hátt? Er engin alvara með því að fá verkefnið?
  • Gerðu samning sem fyrst

Lærdómur fyrir verksala (afsakið fjöldann)

  • Ekki bjóða í verkefni sem þú hefur ekki áhuga á
  • Vandaðu verðmatið og tilboðið
  • Vertu gegnsær í verðum
  • Sýndu áhuga í ferlinu. Spurðu spurninga, fáðu fund. Ekki hafna boði um að kynnast starfseminni
  • Aldrei láta í ljós tortryggni til stjórnenda eða fjárhagslegrar getu
  • Gerðu bakgrunnsathugun, er þetta “erfiður” viðskiptavinur?
  • Ekki stunda “gróf” undirboð
  • Reyndu að fækka fyrirvörum
  • Hafðu frumkvæði að gerð samnings
  • Gerðu kröfu um skýrt umboð frá stýrihópi
  • Flaggaðu skýrt um frávik, bæði tíma og kostnaði
  • Notaðu einfaldar og skýrar boðleiðir
  • Hafðu gott verkfæri í verkefnastjórnun
  • Vertu heiðarleg(ur) – forðastu hvíta lygi