Nýr innri vefur og samfélagsmiðill Isavia – Flugan

Isavia opnaði nýlega glæsilegan innri vef og samfélagsmiðil sem nú þegar hefur vakið verulega athygli jafnt innan sem utan fyrirtækisins. Vefurinn, sem er nefndur Flugan, er afrakstur mikillar vinnu þar sem fór saman vandaður undirbúningur, skýr sýn, metnaður eigenda, spennandi þróunarvinna vefstofu, gott efni, glæsileg hönnun og góð tæknileg útfærsla.

Verkefninu var stýrt af Heiðari Erni Arnarsyni, vefstjóra Isavia. Ég fékk hann til að segja lesendum Fúnksjón bloggsins frá verkefninu og deila völdum skjáskotum af innri vefnum ásamt markaðsefni sem var unnið í tengslum við innleiðingu vefsins.

Af hverju var ráðist í smíði á nýjum innri vef fyrir Isavia?

Heiðar Örn Arnarson, vefstjóri

Heiðar Örn Arnarson

Ástæðurnar eru nokkrar. Ákveðið var að fara í heildarstefnumótun í vefmálum hjá fyrirtækinu og endurskoða vefi þess. Innri vefurinn okkar frá 2010, Sharepoint vefur, var orðinn nokkuð lúinn og skipulag hans og virkni orðið talsvert ábótavant. Bæta þurfti aðgengi starfsmanna Isavia sem og starfsmanna dótturfélaganna, Fríhafnarinnar og Tern Systems sem t.a.m. höfðu ekki aðgang að vefnum. Einnig var hann óaðgengilegur utan vinnustaðarins og aðlagaðist ekki öllum skjástærðum. Ítarleg þarfagreining leiddi í ljós að starfsmenn kölluðu eftir betra skipulagi, betri hönnun og gagnvirkum vef með lifandi upplýsingar. Almennt vildi starfsfólk að vefurinn yrði áhugaverðari og skemmtilegri og sinnti félagslífi betur. Það var því augljóst að þörf var á að endurskoða vefinn.

Hver er nálgun Isavia á Flugunni?

Flugan er samfélagsmiðill og vinnutól allt í einum vef. Í gegnum Fluguna getur starfsfólkið farið inn á öll kerfi og nálgast upplýsingar sem það vinnur með á sama tíma og það getur skoðað fréttir af fyrirtækinu eða innlegg frá vinnufélögum á sínum vegg eða hóp. Á vefnum er hægt hafa skoðanaskipti, deila upplýsingum um vinnuna, félagslífið og viðburði. Allir eru með sinn eigin „prófíl“ og vegg og allir geta búið til hópa og viðburði.

Markmiðið með vefnum er að, stytta boðleiðir, auka upplýsingaflæði til starfsfólks, mynda meiri liðsheild og samræma starfsmannamenningu fyrirtækisins, sem oft getur verið áskorun í fyrirtæki sem er mjög dreift.

Geturðu sagt mér í stuttu máli frá ferlinu við smíði vefsins?

Vinna við endurskoðun hófst í maí 2014 en vefurinn opnaði síðan 28. september sl. Þetta var því 16 mánaða ferli. Ákveðið var að undirbúa verkefnið mjög vel og vera í miklu samráði við starfsfólk í ferlinu. Fyrst var myndaður stýrihópur innan fyrirtækisins sem fylgdi verkefninu eftir allan tímann. Við leituðum til Fúnksjón vefráðgjafar sem vann þétt með okkur að ítarlegri þarfagreiningu. Eldri vefur var greindur bæði út frá sérfræðiþekkingu Fúnksjón og út frá gögnum um notkun á vefnum. Einnig fengum við Sjá ehf. til að framkvæma með okkur notendaprófun þar sem nokkrir starfsmenn prófuðu gamla vefinn. Við gerðum notendakönnun sem send var á starfsmenn og þeir spurðir álits á vefnum og hvað mætti betur fara. Þá tókum við u.þ.b. 20 viðtöl við starfsfólk þvert yfir allt fyrirtækið til að fá endurgjöf og hugmyndir. Auk þess gerðum við flokkunaræfingu á veftrénu með starfsfólki þar sem það var endurskipulagt frá grunni.

Flokkunaræfing

Flokkunaræfing (e. card sorting)

 

Þarfagreiningin leiddi síðan af sér kröfulýsingu fyrir hönnun og forritun en verkið var boðið út formlega til fimm vefstofa. Sendiráðið varð fyrir valinu en stofan hafði mjög framsækna sýn á uppbyggingu innri vefja með áherslu á samfélagsmiðlun og býr yfir mjög góðum hönnuðum og forriturum. Vefurinn var settur upp í Umbraco sem er open source kerfi og sem einnig hafði áhrif á valið. Hönnun vefsins gekk mjög vel enda mjög skýrt hvað var ætlast til. Forritun var síðan mjög umfangsmikil þ.e. mikið af tengingum og flókin samfélagsmiðlavirkni. Þá þurfti að taka efni vefsins alveg í gegn og skipuleggja upp á nýtt sem var heilmikil vinna. Við gerðum kröfu um að hægt væri að komast á vefinn hvar sem er og að hann aðlagaðist öllum tækjum með áherslu á snjallsíma. Fjölmargir starfsmenn Isavia vinna ekki við tölvur og því tækifæri til að ná til þeirra með þeim hætti.

Hvaða lærdóma hefurðu dregið af þessu fyrir næstu vefverkefni hjá Isavia?

Maður hefur lært mjög margt í þessu ferli. Einkum það hve ítarlegur undirbúningur vefverkefna og samráð er mikilvægt og að menn hafi stefnu þegar vefurinn er byggður upp. Það leiðir til þess að hönnun og forritun verður mun skilvirkari, allir ganga í takt, peningar sparast og líkurnar á að vefsíðan verði notendavæn og góð aukast til muna. Ég ber mun meiri virðingu fyrir innri vefjum í dag og er sannfærðari en áður um hversu öflugt tól það er, ekki bara er varðar praktíska notkun starfsfólks heldur einnig hversu öflugur hann getur orðið við að styrkja liðsheild á vinnustöðum. Að búa til samfélagsmiðil er mikil áskorun og maður þarf að skipuleggja verkefnið vel, hafa skýra stefnu og síðan hafa gott bakland til að framkvæma verkið og reka vefinn.

 

Hvað er það flóknasta við að gera innri vef fyrir stórt fyrirtæki eins og Isavia með starfsemi um allt land?
Flækjustigið var margþætt. Bæði var ég nýbyrjaður að vinna hjá Isavia þegar hafist var handa og þurfti að átta mig á eðli fyrirtækisins sem er stórt og margþætt. Hjá Isavia og dótturfélögunum, Fríhöfninni og Tern Systems vinna rúmlega 1000 manns á öllum áætlanaflugvöllum á landinu auk flugstjórnarmiðstöðvarinnar. Starfsfólk sinnir mjög ólíkum störfum og því er starfsmannamenning fjölbreytt auk þess að viðvera við tölvu er mismikil.

Flækjustig lá einnig í því að koma öllum þessum starfsstöðvum með öruggum hætti inn á aðgangsstýrðan vef sem þurfti að útfæra úr þremur netkerfum með ólíka kerfisinnviði.

Það er síðan ekkert grín að búa til og halda utan um heilan samfélagsmiðil. Sem dæmi var ýmislegt sem þurfti að skipuleggja, t.d. birtingarmynd samskipta í samfélagsmiðluninni þ.e. hvernig samskipti/myndir/viðburðir birtast á veggjum og í hópum og hvernig viðburðarskráning skal vera háttað.

Þetta hefðum við aldrei getað gert nema með öflugu samstarfi við Sendiráðið og okkar eigin kerfisstjóra sem þurftu að leysa ýmsar hindranir til að láta allt saman ganga upp.

Segðu mér frá því hvernig þið hafið fylgt vefnum úr hlaði?
Til þess að vefurinn þjóni tilgangi sínum var ákaflega mikilvægt að festa hann vel í sessi hjá starfsfólki. Þær leiðir sem við fórum í að markaðssetja hann innanhúss voru tvenns konar. Annars vegar að gefa vefnum nafnið „Flugan“ gera sérstakt „lógó“, og búa til ákveðið „tone of voice“á vefnum sem styður við markmið hans. Flugan hefur augljósa tengingu við flug en einnig eru flugur þekktar fyrir samvinnu, liðsheild og vinnusemi. Þá var gerður sér prófíll fyrir „Fluguna“ sem hefur sérstakan karakter á vefnum. Flugan setur inn fróðleg innlegg reglulega, er fyndin, stundum smá kaldhæðin en umfram allt skemmtileg.

Hins vegar var útbreiðsla innanhúss vel hugsuð. Hann var vel auglýstur t.d. með veggspjöldum, límmiðum og skjáhvílum allsstaðar í fyrirtækinu auk frétta og tölvupóstútsendinga þar sem markmiðið var að búa til eftirvæntingu áður en hann opnaði. Starfsmannafundur var síðan haldin á Keflavíkurflugvelli og sendur út í beinni útsendingu þar sem forstjóri Isavia opnaði vefinn formlega. Við opnun var starfsmönnum gefið „Flugu-ópal“ og keyptir „Flugu-bollar“ á kaffistofur. Í framhaldi hafa síðan verið haldnir kynningarfundir fyrir starfsstöðvar Isavia og dótturfélaganna. Þetta gerði það að verkum að allir vissu hvað var í vændum og notkun hans hefur verið afar góð frá byrjun. Í almennu tali starfsmanna, rúmlega mánuði eftir opnun vefsins, er rætt um Fluguna en ekki innri vefinn.

 

Eruð þið komin með mælingar á notkun vefsins? Hvað er mest notað og hvernig viðbrögð hafið þið fengið?
Ég held að það sé óhætt að segja að við vefurinn hafi fengið afskaplega góðar viðtökur. Umferðartölur fyrsta mánuðinn benda til þess að langflestir í fyrirtækinu eru að nota vefinn í hinum ýmsa tilgangi og við erum að sjá strax mjög góðar umferðartölur í gegnum snjallsíma. Vinsælasti hluti allra innri vefja er og verður alltaf matseðillinn, síðan símaskrá og hin ýmsu kerfi sem starfsmenn þurfa að nota. Samfélagsmiðlavirknin er samt afar vinsæl og gerir vefinn áhugaverðari og býr til meiri umferð. Flugan hefur frá byrjun verið mjög lifandi t.a.m. er virkni notenda/engagement við fréttir og færslur mjög mikið og fer vaxandi samhliða því að fólk er átta sig betur og betur á nýjum vef.

Ertu ánægður með útkomuna?
Við erum afskaplega ánægð með útkomuna hingað til. Flugan hefur farið afar vel af stað og verður vonandi bara betri með aukinni reynslu og þróun vefsins. Við bindum miklar vonir við að hann leysi ýmsar hindranir er varðar upplýsingaflæði og boðskipti innan fyrirtækisins og sé verkfæri sem geti hjálpað öllu starfsfólki við sína vinnu.

—-

Ég hef rýnt innri vefi og þróun þeirra vel á annan áratug. Innri vefur Isavia er án nokkurs vafa metnaðarfyllsti og flottasti innri vefur sem ég hef barið augum eða lesið mig til um, innanlands sem utan. Ég er mjög stoltur af því að hafa átt aðkomu að þessu verkefni. Innilega til hamingju með vefinn Isavia!